Salario mínimo: $44,164/Días: 224

Objetivo primario:

Organizar y gestionar las actividades rutinarias de una oficina administrativa departamental y prestar servicios administrativos al jefe del departamento y a otros funcionarios.

Calificaciones:

Educación/Certificación:

Diploma de secundaria o GED

Conocimientos/Skills especiales:

Destrezas adecuadas en teclado, procesamiento de palabras y mantenimiento de archivos, incluyendo el uso personal de computadora y software con énfasis en hojas de cálculo y documentos de palabras

Comunicación efectiva y aptitudes interpersonales

Capacidades de organización

Detalle orientado

Capacidad para manejar información privada, confidencial y confidencial

Capacidad para compilar e interpretar datos y crear informes según sea necesario

Comprensión y compromiso con los principios de atención al cliente

Experiencia:

Tres años de experiencia secretarial, preferiblemente en un entorno de educación pública

Principales responsabilidades y deberes:

Documentos, informes y correspondencia

1. Preparar correspondencia, formularios, informes, etc., para el jefe de departamento y otros funcionarios de departamento utilizando ordenador personal.

2. Compilar los datos pertinentes según sea necesario al preparar diversos informes estatales y locales.

3. Mantener archivos departamentales físicos e informatizados.

4. Mantener registros de estudiantes según sea necesario.

Contabilidad

5. Realizar tareas rutinarias de contabilidad, incluidas simples operaciones aritméticas, para el departamento.

6. Ayudar con la preparación de pedidos de compra y autorizaciones de pago.

7. Supervisar y procesar los registros de tiempo del personal, incluidas las solicitudes de licencias e informes; recopilar información y presentar a la oficina central.

Otros

8. Responder las llamadas entrantes, tomar mensajes fiables y la ruta al personal apropiado.

9. Mantener un calendario de nombramientos y hacer arreglos de viaje para el personal de los departamentos.

10. Recibir, ordenar y distribuir correo y otros documentos al personal del departamento.

11. Mantener la confidencialidad de la información.

12. Otros deberes asignados.

13. Desempeña responsabilidades de conformidad con los principios de atención al cliente.

Responsabilidades de supervisión:

Ninguno.

Equipo utilizado:

Computador personal, impresora, calculadora, copiadora y fax.

Condiciones de trabajo:

Demandas mentales / Demandas físicas/ Factores ambientales:

Herramientas/Equipamiento Usado: Equipo de oficina estándar incluyendo ordenador personal y periféricos

Posición: Sentido prolongado; doblado/stoping ocasional, empujado/pulido y torcido

Moción: Movimientos de mano repetitivos incluyendo teclado frecuente y uso del ratón; alcance ocasional

Levantamiento: Levantamiento de luz ocasional y carga (menos de 15 libras)

Medio ambiente: Puede trabajar horas prolongadas o irregulares; viajes ocasionales en todo el distrito

Demandas mentales: Trabajar con interrupciones frecuentes; mantener el control emocional bajo estrés