Salaire minimum : 44 164 $ Jours : 224 $

Objectif principal :

Organiser et gérer les activités courantes d'un bureau de département administratif et fournir des services de bureau au chef de département et aux autres membres du personnel.

Qualifications

Éducation/certification:

Diplôme d'études secondaires ou GED

Connaissances et compétences particulières :

Compétences en matière de clavier, de traitement de texte et d'entretien des fichiers, y compris l'utilisation d'ordinateurs personnels et de logiciels, l'accent étant mis sur les feuilles de calcul et les documents de texte

Communication efficace et aptitudes interpersonnelles

Compétences organisationnelles

Détail

Capacité de traiter des renseignements personnels, confidentiels et sensibles

Capacité de compiler et d'interpréter des données et de créer des rapports au besoin

Compréhension et engagement envers les principes du service à la clientèle

Expérience :

Trois ans d'expérience de secrétariat, de préférence dans un environnement d'éducation publique

Principales responsabilités et fonctions :

Dossiers, rapports et correspondance

1. Préparer la correspondance, les formulaires, les rapports, etc., pour le chef de département et les autres membres du personnel de département à l ' aide d ' un ordinateur personnel.

2. Compiler les données pertinentes au besoin lors de l ' établissement de divers rapports d ' État et rapports locaux.

3. Tenir des dossiers ministériels physiques et informatisés.

4. Tenir les dossiers des élèves au besoin.

Comptabilité

5. Effectuer des tâches courantes de comptabilité, y compris des opérations arithmétiques simples, pour le ministère.

6. Aider à la préparation des bons de commande et des autorisations de paiement.

7. Surveiller et traiter les dossiers relatifs au temps de travail, y compris les demandes de congé et les rapports; compiler les renseignements et les soumettre au bureau central.

Autres

8. Répondez aux appels entrants, prenez des messages fiables et rendez-vous au personnel approprié.

9. Tenir à jour un calendrier des nominations et organiser les voyages du personnel des départements.

10. Recevez, triez et distribuez du courrier et d'autres documents au personnel du ministère.

11. Maintenir la confidentialité des informations.

12. Autres fonctions assignées.

13. Exécuter des responsabilités conformément aux principes du service à la clientèle.

Responsabilités en matière de surveillance

Aucune.

Équipement utilisé :

Ordinateur personnel, imprimante, calculatrice, photocopieur et télécopieur.

Conditions de travail:

Exigences mentales/exigences physiques/facteurs environnementaux :

Outils/équipements utilisés: Matériel de bureau standard, y compris ordinateur personnel et périphériques

Posture: Assise prolongée; flexion/décrochage occasionnels, poussée/poussoir et torsion

Motion : Mouvements à main répétitifs, y compris le clavier fréquent et l'utilisation de la souris; portée occasionnelle

Lifting: Lifting léger occasionnel et transport (moins de 15 livres)

Environnement: Peut travailler des heures prolongées ou irrégulières; voyages occasionnels dans tout le district

Exigences mentales : travailler avec des interruptions fréquentes; maintenir le contrôle émotionnel sous le stress